Slik blir du bedre til å kommunisere

Når du jobber med en oppgave eller et prosjekt, bør du allerede fra start tenke igjennom hvorfor du skal kommunisere, hva du vil si, hvem du skal si det til, hvordan du skal si det og når du skal si det. På den måten, øker du sjansen for at budskapet når fram, og de involverte får rett informasjon til rett tid.

Nedenfor har vi satt opp tre steg du kan følge når du skal planlegge kommunikasjonen. Ved mindre formidlingsoppgaver, kan det være nok at du gjennomfører steg 1. Hvis du derimot har ansvar for et større prosjekt, bør du lese strategiene til UiT (steg 2) og sette opp en kommunikasjonsplan (steg 3).

Steg 1: Tenk igjennom

• hva du ønsker å oppnå med kommunikasjonen, altså hva som er formålet og målet med kommunikasjonen
• hvem du ønsker å nå, om det er én eller flere målgrupper
• hva du ønsker å si til dem, med andre ord hva budskapet ditt er
• hvordan du kommer i kontakt med dem, om det er gjennom sosiale medier, på nettsider, i møter eller andre kanaler
• hvilke virkemidler målgruppene bruker, og hvilke du skal velge. Bør du for eksempel bruke video og musikk for å nå fram?
• hvordan du kommer i kontakt med media, og hva du gjør hvis det blir debatt om saken

Steg 2: Tenk igjennom hvordan kommunikasjonen din kan bidra til målene til UiT

Les strategien Eallju – Drivkraft i nord og kommunikasjonspolicyen til UiT, og reflekter over hvordan du/dere skal kommunisere og bidra til de overordnede målene til UiT.

Steg 3: Sett opp en kommunikasjonsplan

Bruk det du kom fram til i steg 1 og 2, og sett opp en plan som viser kommunikasjonstiltakene du/dere skal gjennomføre.

Én måte å gjøre det på er å sette opp kommunikasjonsmålene, altså det du ønsker å oppnå, øverst i dokumentet. Deretter lister du opp tiltakene, og for hvert av dem beskriver du hva du skal si (budskapet), til hvem du skal si det (målgruppen), hvor du skal si det (kanalen) og når du skal si det (datoen/hyppigheten). I tillegg setter du opp en ansvarlig og en frist for hvert tiltak.

Her er to maler du kan la deg inspirere av og tilpasse ditt prosjekt:

• Kommunikasjonsplan mal 1 (docx)
• Kommunikasjonsplan mal 2 (docx)

Trenger du hjelp og rådgivning? Kontakt faggruppe formidling.